Denk even terug aan het moment waarop jij een welgemeend compliment kreeg of waarop je op een positieve, constructieve manier op iets werd gewezen dat je kon verbeteren. Hoe was dat voor jou? De kans is groot dat je blij was met het compliment of dat je je aangemoedigd voelde om aan de slag te gaan met de feedback die je kreeg. Net zoals een cadeautje geeft het een goed gevoel.
December is cadeautjestijd!
Maak gebruik van de eindejaarsperiode om aan jouw collega’s, leidinggevende, vrienden en kennissen zo veel mogelijk geschenken te geven in de vorm van feedback. Hieronder vind je enkele basisregels waaraan een goede geformuleerde feedback best voldoet.
1. Neutrale observatie: Speel de bal, niet de persoon
Als een neutrale verslaggever beschrijf je de situatie en het gedrag van de persoon. Bijvoorbeeld: “Gisteren zag ik je rond 15u een half uur praten met Greet.” Zoals je merkt is dit heel neutraal, zonder verwijt, oordeel of persoonlijke mening.
2. Praat vanuit de “ik”-vorm
Het is een persoonlijke boodschap van jou aan de ander, dus praat in de ik-vorm: ik merk/zie/hoor/stel vast.. i.p.v. “Jij stond gisteren rond 15u een half uur te praten met Greet”. Dit laatste klinkt meteen veel aanvallender en dat willen we vermijden. Het is alsof we een heel mooi cadeautje compleet fout inpakken.
3. Maak het specifiek
Wees ook specifiek en gebruik duidelijke objectieve feiten zoals ‘gisteren’ en ‘om 15u’. Het beste vermijd je woorden als nooit, altijd, soms, vaak en andere vage omschrijvingen. Bijvoorbeeld “Het is altijd hetzelfde met jou. Je staat altijd te praten.” klinkt nu niet onmiddellijk als een cadeautje, vind je ook niet?
4. Beschrijf je gevoel
Echt héél letterlijk: welk gevoel kwam bij je op? In het voorbeeld over het babbelen met Greet zou dit kunnen zijn: “Het maakte me oprecht blij” als het positieve feedback is of “Ik was teleurgesteld toen ik het zag” als het over opbouwende feedback gaat.
Let wel: “Dat was niet oké voor mij” of “ik voelde me gepasseerd” zijn geen emoties. Liefde, angst, vreugde, woede, verdriet, verrassing, verbazing, en schaamte zijn een aantal basisemoties die je hier kan gebruiken. Stel je kwetsbaar op en en laat de ander weten wat zijn/haar gedrag met jou deed.
5. Beschrijf het effect van het gedrag van de ander op jou, het team
In dit stukje vertel je wat de impact is. Bij onze collega die met Greet babbelde kan dit het volgende zijn: “Ik dacht nog: wat leuk dat ze opnieuw met elkaar praten! Dat zal de sfeer op de dienst doen verbeteren”. In het geval van opbouwende feedback: “ik dacht bij mezelf: ze weet toch dat het superdruk is en we met een deadline zitten?”
Je praat nog steeds vanuit jezelf en geeft mee wat er allemaal door je hoofd ging. Dit helpt de ander om jouw feedback juist te plaatsen en beter te begrijpen.
6. Check herkenning
Deze laatste stap is vooral belangrijk bij opbouwende feedback. Kan de ander jouw standpunt begrijpen? Zal hij of zij proberen te doen wat je vraagt? Ga hierover gerust in gesprek met elkaar. Toon empathie naar elkaar toe en probeer de wereld door elkaars bril te bekijken. Vanuit dat wederzijds begrip kom je ongetwijfeld tot een oplossing waar je je beiden goed bij voelt.
7. Gewenste bijsturing
Actie! Dat is hier de kern. Wat is jouw doel om deze feedback te geven? Wat verwacht je van de andere persoon? Tot welke actie kan de andere overgaan? Wees zo concreet mogelijk: “De volgende keer dat er een dringend werk is, vraag ik je om eerst de taak af te ronden. Nadien kan er dan zeker tijd zijn om bij te praten met collega’s.”
8.Check commitment
Ga op een uitnodigende wijze na of er nog vragen zijn, of welke (verdere) ondersteuning nodig is bij de uitvoering.
David Maegerman heeft 20 jaar ervaring in diverse operationele en managementfuncties. Vandaag begeleidt hij enerzijds organisaties in thema’s als communicatie, samenwerking en leiderschap. Daarnaast coacht hij individuen naar meer veerkracht en naar een job die aansluit bij hun talenten en waarden.
